关于员工、应聘者及离职人员及其家属等的个人信息保护方针

关于似鸟集团员工的个人信息保护方针

1．遵守相关法规・指导意见等

似鸟集团在获取、使用及其他处理个人信息时，遵守《个人信息保护法》(以下简称“法律”)、相关政令、省令及指导意见。

2．个人信息的使用目的

似鸟集团在处理所获得的个人信息时，将明确其使用目的，并在达成使用目的所需的范围内进行处理。似鸟集团的个人信息使用目的如下：

• (1) 用于业务联络、业务管理、设施管理
• (2) 用于决定录用、所属及其通知、出勤管理等人事管理
• (3) 用于发送招聘信息、开展招聘活动
• (4) 用于实施工资、奖金、福利等
• (5) 用于健康管理、安全管理、工作环境的维护与整备
• (6) 用于税务及社会保险事务
• (7) 用于教育、人才培养及其他培训机会的提供
• (8) 用于商品及服务的开发
• (9) 用于通过设施内设置的摄像机及录音设备进行防范、防灾
• (10) 用于防范、防灾目的，在同一设施内通过监视器投影设施内摄像机影像
• (11) 用于公司通知文件的发送
• (12) 为应对地震、风水灾等大规模灾害、传染病蔓延及其他重大事故、事件等紧急情况，以及在发生时执行以下业务：
  • ①紧急情况发生时，迅速确认员工等的安危状况，并进行必要的联络与指示
  • ②向受灾员工等提供公司支援(慰问金发放、支援物资提供等)
  • ③为确保员工等的安全，在必要时向家属、交易方、相关机构(警察、消防、地方政府等)提供信息
  • ④根据业务持续计划(BCP)，进行业务持续及恢复活动所需的联络与协调
• (13) 用于附属于上述各项的业务

3．特定个人信息的使用目的

似鸟集团在处理所获得的特定个人信息时，将明确其使用目的，并在达成使用目的所需的范围内进行处理。似鸟集团的特定个人信息使用目的如下：

• (1) 用于制作源泉征收票的事务
• (2) 用于制作支付报告书的事务
• (3) 用于个人居民税相关的申报、申请事务
• (4) 用于健康保险、厚生年金保险相关的申报事务
• (5) 用于雇佣保险相关的申报、申请事务
• (6) 用于财产形成住宅储蓄、财产形成年金储蓄相关的申报书、申请书的提交事务
• (7) 用于根据《确定给付企业年金法》支付年金或一次性金的事务
• (8) 用于根据《确定缴费年金法》向企业型记录管理机构进行通知、记录及保存企业型年金加入者等的原始资料，或支付企业型年金及退会一次性金的事务
• (9) 对于员工持股会会员，向员工持股会提供用于制作支付报告书的相关信息

4．使用目的的公开等的例外

在以下情形下，似鸟集团不公开或明示使用目的：

• (1) 可能损害本人或第三方的生命、身体、财产及其他权利利益的情形
• (2) 可能损害似鸟集团的权利或正当利益的情形
• (3) 为协助国家机关或地方公共团体执行法律规定的事务，若公开使用目的可能妨碍该事务的执行的情形
• (4) 根据取得情况可明确判断使用目的的情形

5．使用目的的变更

前条所述的使用目的，仅在与变更前的使用目的具有合理关联的范围内进行变更。此种情况下，似鸟集团将通过官方网站等方式公布变更后的使用目的。

6．使用目的范围内进行使用

似鸟集团仅在达成使用目的所需的范围内处理个人信息，若超出该范围，将取得本人的同意。但以下情形除外：

• (1) 依据法律规定的情形
• (2) 为保护人的生命、身体或财产所必需，且难以取得本人同意的情形
• (3) 为提升公共卫生或促进儿童健康成长所特别需要，且难以取得本人同意的情形
• (4) 为协助国家机关或地方公共团体或其委托方执行法律规定的事务，若取得本人同意可能妨碍该事务执行的情形
• (5) 向学术研究机构等提供个人数据，且该机构有必要以学术研究为目的处理该数据(包括部分目的为学术研究的情形，但不包括可能不当地侵害个人权利利益的情形)

7．正当取得

似鸟集团不会通过不正当手段获取个人信息。

8．需要特别对待的个人信息

似鸟集团在获取需特别对待的个人信息(根据法律第2条第3项定义，为避免产生不当歧视、偏见或其他不利影响而需特别注意处理的个人信息)时，将事先取得本人的同意。但在以下情形下，可在未事先取得本人同意的情况下获取该类信息：

• (1) 依据法律规定的情形
• (2) 为保护人的生命、身体或财产所必需，且难以取得本人同意的情形
• (3) 为提升公共卫生或促进儿童健康成长所特别需要，且难以取得本人同意的情形
• (4) 为协助国家机关或地方公共团体或其委托方执行法律规定的事务，若取得本人同意可能妨碍该事务执行的情形
• (5) 该类需特别对待的个人信息由本人、国家机关、地方公共团体、法律第76条第1项所规定的主体，或由个人信息保护委员会规则所规定的主体公开的情形
• (6) 其他与上述各项相类似、由政令规定的情形

9．确保正确性、即刻删除等

似鸟集团将在达成使用目的所需的范围内，保持个人数据的准确性与最新状态，并根据法律、指导意见等规定，设定个人数据的保存期限。保存期限届满后，将及时删除个人数据。

10．关于安全管理措施事项

似鸟集团为保护个人数据(包括似鸟集团已取得或拟取得的个人信息，且计划作为个人数据处理的信息。以下本条中同样适用)，避免遭受非法访问、篡改、泄露、灭失及损坏等，将采取以下主要的必要且适当的安全管理措施：

• (1) 组织性安全管理措施
  ・建立安全管理的组织体制及在发生泄露等情况时的报告联络体制
  ・完善涉及个人数据处理的公司内部规章制度
  ・通过个人信息管理台账掌握个人数据的处理状况
• (2) 物理性安全管理措施
  ・管理处理个人数据的区域
  ・防止携带电子媒体等时发生泄露等情况
• (3) 人员性安全管理措施
  ・定期实施关于个人数据处理的员工培训
• (4) 技术性安全管理措施
  ・访问限制及访问者的识别、认证
  ・防止外部非法访问的机制
• (5) 外部环境的掌握
  ・定期确认外国的个人信息保护制度，并实施相应的安全管理措施

11．监督员工

似鸟集团为确保个人数据的安全管理，将对员工进行必要且适当的监督，并定期实施审计。

12．监督受委托方

似鸟集团在第2条所规定的使用目的达成所需的范围内，将全部或部分个人数据的处理委托给第三方。在此情况下，似鸟集团将根据该第三方的安全管理措施，选定被认为能够适当处理个人信息的机构，并在委托合同中明确规定安全管理、保密义务、再委托的条件及其他与个人数据处理相关的事项，掌握该第三方的个人数据处理状况，并实施必要且适当的监督。

13．向第三方提供

似鸟集团依据法律规定，在以下情形、其他本个人信息保护方针另有规定的情形以及事先取得本人同意的情形之外，不会向第三方提供个人数据，也不会从第三方获取作为个人数据处理的个人相关信息：

• (1) 依据法律规定的情形
• (2) 为保护人的生命、身体或财产所必需，且难以取得本人同意的情形
• (3) 为提升公共卫生或促进儿童健康成长所特别需要，且难以取得本人同意的情形
• (4) 为协助国家机关或地方公共团体或其委托方执行法律规定的事务，若取得本人同意可能妨碍该事务执行的情形
• (5) 该第三方为学术研究机构等，且有必要以学术研究为目的处理该个人数据(包括部分目的为学术研究的情形，但不包括可能不当地侵害个人权利利益的情形)
• (6) 第14条所规定的共同使用的情形

14．共同使用

似鸟集团将按照以下内容，与集团各公司及业务合作单位共同使用所持有的个人数据。

(1) 共同使用的项目

• ① 人事劳务信息
  姓名、性别、住址、出生日期、电话号码、电子邮箱地址、驾驶证信息、护照信息、健康信息(健康检查结果、身心障碍信息、休职等相关信息)、生物识别信息(指纹、掌纹等)、紧急联络人、资格、教育培训记录、工作经历、部门信息(部门名称、所在地、职位名称、电子邮箱地址、电话号码、传真号码等)、工作信息、薪资及账户信息(基本工资、奖金、各类津贴、汇款账户等)、评价信息、自我申报、表彰与处分、工作中发生的灾害信息、履历信息(住址、紧急联络人、家庭住址、家庭成员信息、学历、工作经历、资格等)、国籍、在留资格信息及其他与人事劳务相关的信息
• ② 税务与社会保险信息
  所得税、居民税、源泉征收、健康保险、厚生年金保险、工伤保险、雇佣保险及其他与税务和社会保险业务相关的信息
• ③ 家属信息
  家属的姓名、性别、出生日期、亲属关系、居住信息、婚姻信息、抚养状况等及其他与员工等家属相关的信息
• ④ 福利信息
  各类庆吊信息、福利设施使用情况、员工持股会相关信息等
• ⑤ 其他与业务联络、业务管理、设施管理相关的信息等

(2) 共同使用者的范围

• ＜似鸟集团各公司＞
  株式会社似鸟控股及在有价证券报告书等中记载的合并报表范围内公司
• ＜相关团体等＞
  似鸟健康保险组合
  似鸟集团各公司的劳动组合
  似鸟控股员工持股会
  似鸟控股董事持股会
  似鸟奖学财团

(3) 使用目的

与第2条所规定的使用目的相同

(4) 共同使用的管理责任者

株式会社似鸟控股
北海道札幌市北区新琴似七条一丁目2番39号
代表取缔役　白井 俊之

15．向外国第三方提供

尽管本个人信息保护方针另有关于向第三方提供的规定，似鸟集团除以下情形、其他本个人信息保护方针另有规定的情形以及事先取得本人同意的情形外，不会向位于外国的第三方提供个人数据：

• (1) 该外国具备与日本同等水平的个人权利与利益保护制度，并被个人信息保护委员会规则认定为具备个人信息保护制度的国家
• (2) 向具备符合个人信息保护委员会规则所定标准的体制，并为持续实施本节所规定的个人信息处理措施而建立必要机制的机构提供的情形
• (3) 依据法律规定的情形
• (4) 为保护人的生命、身体或财产所必需，且难以取得本人同意的情形
• (5) 为提升公共卫生或促进儿童健康成长所特别需要，且难以取得本人同意的情形
• (6) 为协助国家机关或地方公共团体或其委托方执行法律规定的事务，若取得本人同意可能妨碍该事务执行的情形
• (7) 第14条所规定的共同使用的情形

16．假名加工信息

似鸟集团制作假名加工信息，使其在不与其他信息进行对照的情况下无法识别员工等个人信息，并用于似鸟集团新商品、新服务的开发目的进行分析与利用。

17．信息匿名处理

似鸟集团将所获得的个人信息进行匿名处理后提供给第三方，或接受第三方提供的匿名加工信息。在制作匿名加工信息时，依据个人信息保护委员会的标准及认证的个人信息保护团体所定的加工方法，制定加工标准，并履行加工方法等信息的安全管理措施，同时履行制作时的公开义务等。

【关于匿名加工信息的制作和提供】

18．确认・记录

似鸟集团在与第三方进行个人数据交换时，如相关法律及指导意见要求，将依据相关法律及指导意见的规定，适当进行确认与记录。

19．有关持有个人信息的通知事项、出示、订正等及使用停止等

似鸟集团将依据《个人信息保护法》，适当应对关于持有个人数据的通知、公开、修改及使用停止等的请求。
关于此类请求，请参阅【20．关于个人信息的咨询窗口】。

20．关于个人信息的咨询窗口

(1) 意见・咨询

关于似鸟集团个人数据处理的意见与咨询，请联系以下“咨询窗口”。

(2) 关于个人数据的公开等请求方法

• ① 请求
  请首先联系以下“咨询窗口”。我们将告知您进行公开等所需的文件(本人确认文件、如由代理人提出请求，则需确认代理人身份的文件等)。
  在您提交必要文件后，我们将开始办理公开等手续。邮寄必要文件时所需的邮费由员工等本人承担，敬请谅解。
• ② 回复方式
  对于所收到的公开等请求，似鸟集团将确认并调查请求内容，并以书面形式回复本人。如由代理人提出请求，则回复将发送给代理人。
  如因公开等可能损害本人或第三方的生命、身体、财产或其他权利与利益的情形，可能会不予回复。

(3) 咨询窗口

株式会社似鸟 客户咨询室(受理时间：10:00～20:00)
固定电话：0120-014-210(免费电话)
手机拨打：0570-064-210(导航拨号)

21．变更

本个人信息保护方针可能在不违反法律及指导意见的范围内进行变更。

本网站内容包含了对本公司和关联公司的未来计划、战略及业绩的预测和预判。这些内容并非既成事实，而是本公司根据现阶段掌握信息的预判结果及基于环境趋势的预估结果。同时也包含了经济动向、个人消费、市场需求、税制及各种制度相关的风险和不确定性。万一实际业绩与本公司预估不符，敬请谅解。