従業員・採用応募者および退職者ならびにその家族等に関する個人情報保護方針

ニトリグループ従業員に関する個人情報保護方針

1．関連法令・ガイドライン等の遵守

　ニトリグループは、個人情報の取得・利用その他の個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法」といいます) 、関連する政省令、ガイドライン等を遵守します。

2．個人情報の利用目的

　ニトリグループは、提供を受けた個人情報について、その利用目的を特定するとともに、利用目的の達成に必要な範囲において取扱うこととします。ニトリグループにおける個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

• (1) 業務連絡・業務管理・施設管理のため
• (2) 採用・所属の決定やその通知・勤怠管理等人事管理のため
• (3) 採用募集案内の送付・採用募集活動のため
• (4) 給与・賞与・福利厚生等の実施のため
• (5) 健康管理、安全管理、就業環境の維持整備のため
• (6) 税・社会保険の事務のため
• (7) 教育・人材育成・その他研修機会等の提供のため
• (8) 商品・サービスの開発のため
• (9) 施設内に設置されたカメラ・録音機による防犯・防災のため
• (10) 防犯・防災目的で、施設内に設置されたカメラ映像を、同一施設内のモニターで投影するため
• (11) 会社からの連絡物の送付のため
• (12) 地震、風水害等の大規模災害、感染症のまん延、その他重大な事故・事件等の緊急事態に備え、またそれらが発生した場合において、以下の業務を遂行するため。
  • ① 緊急事態発生時における、従業員等の安否状況の迅速な確認と必要な連絡・指示
    
  • ② 被災した従業員等に対する会社からの支援(見舞金の支給、支援物資の提供等) 実施
    
  • ③ 従業員等の安全確保のために必要と判断した場合における、家族、取引先、関係機関(警察、消防、自治体等) への情報提供
    
  • ④ 事業継続計画(BCP) に基づく、事業の継続および復旧活動のための連絡・調整
• (13) 前各号に付帯する業務のため

3．特定個人情報の利用目的

　ニトリグループは、提供を受けた特定個人情報について、その利用目的を特定するとともに、利用目的の達成に必要な範囲において取扱うこととします。ニトリグループにおける特定個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

• (1) 源泉徴収票作成事務のため
• (2) 支払調書作成事務のため
• (3) 個人住民税に関する届出、申請事務のため
• (4) 健康保険・厚生年金保険に関する届出事務のため
• (5) 雇用保険に関する届出、申請事務のため
• (6) 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務のため
• (7) 確定給付企業年金法による年金である給付又は一時金の支給に関する事務のため
• (8) 確定拠出年金法による企業型記録関連運営管理機関への通知、企業型年金加入者等に関する原簿の記録及び保存又は企業型年金の給付若しくは脱退一時金の支給に関する事務のため
• (9) 従業員持株会の会員である者について、支払調書作成事務のために従業員持株会に提供するため

4．利用目的の公表等の例外

　以下の場合には利用目的の公表および明示を行いません。

• (1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• (2) ニトリグループの権利または正当なる利益を害するおそれがある場合
• (3) 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• (4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

5．利用目的の変更

　前条の利用目的は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲でのみ変更することがあります。この場合、ニトリグループはホームページ等により変更された利用目的を公表します。

6．利用目的の範囲内での利用

　ニトリグループは利用目的の達成に必要な範囲でのみ個人情報を取扱い、その範囲を超える場合には、本人の同意を得ます。ただし、以下のいずれかの場合を除きます。

• (1) 法令に基づく場合
• (2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• (5) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

7．適正な取得

　ニトリグループは、不正の手段により個人情報を取得しません。

8．要配慮個人情報

　ニトリグループが要配慮個人情報(不当な差別や偏見その他の不利益が生じないように取扱いに特に配慮を要するものとして法第2条3項で定義された個人情報) を取得する場合には、あらかじめ本人の同意を得ます。ただし、以下の場合は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、要配慮個人情報を得ることがあります。

• (1) 法令に基づく場合
• (2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意をとることが困難であるとき
• (4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• (5) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、法第７６条第１項各号に定める者の他、個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
• (6) その他前各号に定める場合の準じるものとして政令の定める場合

9．正確性の確保、遅滞なき消去等

　ニトリグループは、利用目的の達成に必要な範囲において個人データを正確かつ最新の内容に保つと共に、利用目的に必要な範囲でかつ法令・ガイドライン等の規定に従い、個人データの保管期間を定め、保存期間の経過後は個人データを遅滞なく消去いたします。

10．安全措置に関する事項

　ニトリグループは、個人データ(ニトリグループが取得し、または取得しようとしている個人情報であって、ニトリグループが個人データとして取り扱うことを予定しているものを含みます。以下本条において同じとします。)を不正なアクセス、改ざん、漏えい、滅失および毀損等から保護するため、以下をはじめとして必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

• (1) 組織的安全管理措置
  安全管理のための組織体制および漏えい等を把握した場合における報告連絡体制の整備
  個人データの取扱いに係る社内規程の整備
  個人情報管理台帳による個人データ取扱状況の把握
• (2) 物理的安全管理措置
  個人データを取り扱う区域の管理
  電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
• (3) 人的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する従業員研修の定期的実施
• (4) 技術的安全管理措置
  アクセス制限およびアクセス者の識別・認証
  外部からの不正アクセスから保護する仕組み
• (5) 外的環境の把握
  外国の個人情報保護制度等を定期的に確認し、安全管理措置を実施

11．従業員の監督・監査

　ニトリグループは、個人データの安全管理が図られるよう従業員に対する必要かつ適切な監督をし、また、定期的な監査を実施します。

12．委託先の監督

　ニトリグループは、2条に定める利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取扱いの全部または一部を第三者に委託します。この場合において、ニトリグループは、当該第三者における安全管理措置に照らして個人情報を適正に取扱うと認められる者を選定し、委託契約において、安全管理、秘密保持、再委託の条件その他の個人データの取扱いに関する事項について適正に定め、当該第三者における個人データの取扱い状況を把握し、必要かつ適切な監督を実施します。

13．第三者への提供

　ニトリグループは法令に従って、以下の場合およびその他本個人情報保護方針で別途定める場合ならびに別途あらかじめ本人から同意を得た場合を除き、第三者に個人データを提供したり、また第三者から提供された個人関連情報を個人データとして取得したりすることはいたしません。

• (1) 法令に基づく場合
• (2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• (5) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
• (6) 次条に定める共同利用のとき

14．共同利用

　ニトリグループでは、以下のとおりグループ各社および業務提携会社が持つ個人データの共同利用を行います。

(1) 共同利用する項目

• ①人事労務情報
  氏名、性別、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、運転免許証情報、パスポート情報、健康情報(健康診断結果、心身の障害情報、休職等にかかる情報など) 、生体情報(指紋・掌紋など) 、緊急連絡先、資格、教育受講履歴、経験職務、部署情報(部署名・所在地・役職名・メールアドレス・電話番号・ファックス番号など) 、勤務情報、給与・口座情報(基本給、賞与、諸手当、振込先など) 、評価情報、自己申告、表彰・懲戒、業務上の災害情報、履歴書情報(住所、緊急連絡先、実家住所、実家家族情報、学歴、職歴、資格など) 、国籍、在留資格情報その他人事・労務に関する情報
• ②税・社会保険情報
  所得税、住民税、源泉徴収、健康保険、厚生年金保険、労災保険、雇用保険、その他税・社会保険業務に関する情報
• ③家族に関する情報
  家族の氏名、性別、生年月日、続柄、居住情報、婚姻情報、扶養状況等、その他従業員等の家族に関する情報
• ➃福利厚生情報
  各種慶弔情報、福利施設利用、持株会関連情報など
• ➄その他、業務連絡・業務管理・施設管理に関する情報、など

(2) 共同利用者の範囲

• ＜ニトリグループ各社＞
  株式会社ニトリホールディングスおよび有価証券報告書等に記載されている連結対象会社
• ＜関係組合等＞
  ニトリ健康保険組合
  ニトリグループ各社の労働組合
  ニトリホールディングス従業員持株会
  ニトリホールディングス役員持株会
  似鳥奨学財団

(3) 利用目的

2条に定める利用目的のとおり

(4) 共同利用の管理責任者

株式会社ニトリホールディングス
北海道札幌市北区新琴似七条一丁目2番39号
代表取締役　白井　俊之

15．外国第三者提供

　本個人情報保護方針の第三者提供に関する他の規定にかかわらず、ニトリグループは、以下の場合およびその他本個人情報保護方針で別途定める場合ならびに別途あらかじめ本人から同意を得た場合を除き外国にある第三者に個人データを提供いたしません。

• (1) 当該外国が個人の権利利益を保護する上でわが国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものである場合
• (2) 個人データの取扱いについて、この節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして、個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者に提供する場合
• (3) 法令に基づく場合
• (4) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (5) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• (6) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• (7) 前条に定める共同利用のとき

16．仮名加工情報

　ニトリグループは、他の情報と照合しない限り従業員等を識別することができないように加工した仮名加工情報を作成し、ニトリグループの新商品・新サービスの開発の目的で分析して利用しています。

17．匿名加工情報

　ニトリグループは、取得した個人情報を匿名加工情報として第三者に提供し、または第三者から匿名加工情報の提供を受けます。匿名加工情報の作成にあたっては個人情報保護委員会の基準および認定個人情報保護団体の加工方法に基づき加工基準を策定し、加工方法等情報の安全管理措置等を履行するほか、作成時の公表義務等を履行します。

【匿名加工情報の作成と提供について】

18．確認・記録

　ニトリグループが第三者との間で個人データの授受を行う場合において、関連法令およびガイドラインによって必要とされる場合、ニトリグループは関連法令およびガイドラインの定めに従い、適切に確認・記録を行います。

19．保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等および利用停止等

　ニトリグループは、個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等および利用停止等のご請求に適切に対応いたします。
　これらに関するご請求については【20.個人情報に関するご相談窓口】をご覧ください。

20．個人情報に関するご相談窓口

(1) ご意見・ご相談

ニトリグループ個人データ取扱いに関するご意見・ご相談は下記「ご相談窓口」までご連絡ください。

(2) 個人データに関する開示等ご請求の方法

• ① ご請求
  まずは下記「ご相談窓口」宛てにご連絡ください。開示等に必要な書類(本人確認書類・代理人がご請求された場合は代理人であることが確認できる書類等)をご案内させていただきます。
  必要書類をご提出いただきました後、開示等の手続きに入らせていただきます。必要書類をご郵送いただく際の郵送費用は従業員等ご本人のご負担とさせていただきます。あらかじめご了承ください。
• ② 回答方法
  お受けした開示等のご請求に関して、ニトリグループにてご請求内容の確認・調査等を行いまして、ご本人に対し、書面にて回答いたします。代理人からのご請求の場合、代理人に対し、回答いたします。
  開示等によりご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利や利益を害するおそれがある場合は回答を控えさせていただくことがあります。

(3) ご相談窓口

株式会社ニトリ　お客様相談室(受付時間10:00～20:00)
固定電話から：0120-014-210(フリーダイヤル)
携帯電話から：0570-064-210(ナビダイヤル)

21．変更

　本個人情報保護方針は、法令・ガイドラインに反しない範囲で変更される場合があります。

本Webサイトには、当社および関係会社の将来についての計画や戦略、業績に関する予想および見通しの記述が含まれています。これらの記述は過去の事実ではなく、当社が現時点で把握可能な情報から判断した仮定および所信に基づく見込みです。また、経済動向や個人消費、市場需要、税制や諸制度などに関わるリスクや不確実性を含んでいます。実際の業績は当社の見込みとは異なる可能性のあることをご承知おきください。